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AVVISO DI CONVOCAZIONE

Poste Italiane S.p.A.
Sede Legale in Roma 00144 – Viale Europa, n. 190
Capitale sociale € 1.306.110.000,00 interamente versato
Codice Fiscale e Registro delle Imprese di Roma n. 97103880585/1996
R.E.A. di Roma n. 842633
Partita I.V.A. n. 01114601006
 

CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA ORDINARIA

L’Assemblea degli azionisti è convocata in sede ordinaria per il giorno 28 maggio 2019, in unica convocazione, alle ore 14:00 in Roma, presso il “Centro Congressi Confindustria – Auditorium della Tecnica”, Viale Umberto Tupini n. 65, per discutere e deliberare sul seguente

Ordine del giorno
  1. Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2018. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2018.
  2. Destinazione dell’utile di esercizio.
  3. Nomina del Collegio Sindacale.
  4. Determinazione del compenso dei membri effettivi del Collegio Sindacale.
  5. Relazione sulla remunerazione.
  6. Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari.
  7. Integrazione del compenso relativo all’incarico di revisione legale dei conti per l’esercizio 2018.
  8. Conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti per il novennio 2020-2028 e determinazione del corrispettivo.
 

INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE

Alla data del presente avviso di convocazione, il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è pari ad € 1.306.110.000,00, interamente sottoscritto e versato, suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale. Alla data odierna, la Società detiene n. 5.267.965 azioni proprie, rappresentative dello 0,4026% delle azioni rappresentanti il capitale sociale della Società.
 

LEGITTIMAZIONE ALL’INTERVENTO IN ASSEMBLEA ED ALL’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI VOTO

Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (d’ora in avanti, per brevità, indicato come “Testo Unico della Finanza”) e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 17 maggio 2019, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 23 maggio 2019), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
 

RAPPRESENTANZA IN ASSEMBLEA

Delega ordinaria
Coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea ai sensi di legge, mediante delega conferita per iscritto ovvero con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. A tal fine, potrà essere utilizzato il modulo di delega reperibile nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea.

La delega può essere fatta pervenire alla Società a mezzo posta  (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma –  Rif. “Delega di voto”), ovvero via email all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, ovvero via fax al numero +39 06 59585733.

Ai sensi dell'art. 11.1 dello statuto sociale, la delega può altresì essere notificata alla Società in via elettronica fino all'avvio dei lavori assembleari, utilizzando l'indicata sezione del sito internet di Poste Italiane dedicata alla presente Assemblea. Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante.

Delega al rappresentante designato dalla Società
La delega può altresì essere conferita, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), a Società per Amministrazioni Fiduciarie Spafid S.p.A. (“SPAFID S.p.A.”), con sede legale in Milano, rappresentante all’uopo designato da parte della Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale.

A tale riguardo, potrà essere utilizzato lo specifico modulo disponibile, con le relative istruzioni per la compilazione e trasmissione, nella sezione del sito internet della società www.posteitaliane.it dedicata alla presente Assemblea nonché presso la sede sociale.
La delega al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte ovvero su alcune delle materie all’ordine del giorno e può essere consegnata a mano, in orario d’ufficio (dalle ore 9:00 alle ore 17:00), ovvero trasmessa con lettera raccomandata A/R o spedizione tramite corriere al predetto rappresentante entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (i.e. il 24 maggio 2019), al seguente indirizzo: SPAFID S.p.A. (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2019”), Foro Buonaparte n. 10, 20121 Milano. Fermo restando l’invio della delega in originale, completa delle istruzioni di voto, la stessa può essere notificata a SPAFID S.p.A., anche in via elettronica, all’indirizzo di posta certificata assemblee@pec.spafid.it. L’invio al predetto indirizzo di posta elettronica certificata della delega sottoscritta con firma digitale, ai sensi della normativa vigente, soddisfa il requisito della forma scritta.

Entro il suddetto termine, la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate con le modalità sopra indicate. La delega ha effetto solo per le proposte in relazione alle quali sono state conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle delibere.
 

INTEGRAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO E PRESENTAZIONE DI NUOVE PROPOSTE DI DELIBERA

Ai sensi dell'art. 126-bis del Testo Unico della Finanza, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale possono chiedere per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione, ossia entro il 26 aprile 2019, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea (fermo restando, a tale ultimo riguardo, che colui al quale spetta il diritto di voto può comunque presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea).

L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter, comma 1, del Testo Unico della Finanza. Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero a presentare proposte di delibera i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione richiesta, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente. Per ulteriori informazioni sul diritto di integrazione dell'ordine del giorno e di presentazione di proposte di delibera, nonché circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
 

DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL’ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 127-ter del Testo Unico della Finanza, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea coloro ai quali spetta il diritto di voto e in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente. Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società al più tardi tre giorni prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 25 maggio 2019). Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, al più tardi, durante l'Assemblea stessa, secondo le modalità stabilite in tale sede. Per ulteriori informazioni sul diritto di porre domande prima dell'Assemblea e circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
 

VOTO DI LISTA PER LA NOMINA DEL COLLEGIO SINDACALE

I componenti il Collegio Sindacale, che sarà costituito da tre Sindaci effettivi e tre Sindaci supplenti, sono nominati dall'Assemblea sulla base di liste presentate dagli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, risultino titolari di almeno l’1% del capitale sociale. La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società.

Ai sensi dell'art. 25 dello statuto sociale le liste dei candidati alla carica di Sindaco devono essere articolate in due sezioni, una per i candidati alla carica di Sindaco effettivo e l'altra per i candidati alla carica di Sindaco supplente, nelle quali i candidati devono essere elencati mediante un numero progressivo e devono risultare in numero non superiore ai componenti dell'organo da eleggere. Il primo dei candidati di ciascuna sezione deve risultare iscritto nel registro dei revisori legali ed avere esercitato l'attività di controllo legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni.

Nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi, le liste devono inoltre includere, tanto ai primi due posti della sezione della lista relativa ai Sindaci effettivi, quanto ai primi due posti della sezione della lista relativa ai Sindaci supplenti, candidati di genere diverso. I candidati alla carica di Sindaco devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità previsti, relativamente ai sindaci delle società con azioni quotate, dal Decreto del Ministro della giustizia n. 162 del 30 marzo 2000, quali integrati dalle disposizioni dell'art. 25.1 dello statuto sociale, nonché degli ulteriori requisiti indicati dalla normativa, anche regolamentare, vigente e dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane. Per quanto riguarda le situazioni di ineleggibilità e i limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo che possono essere ricoperti da parte dei componenti il Collegio Sindacale, trovano applicazione le disposizioni di legge e di regolamento vigenti.

Le liste dovranno essere depositate presso la sede sociale mediante consegna a mani della relativa documentazione presso gli uffici della Funzione Corporate Affairs/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Viale Europa n. 175 – 00144 Roma, dal lunedì al venerdì dalle ore 10,00 alle ore 17,00), ovvero attraverso la sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea, oppure via fax al numero +39 06 59585733, ovvero mediante invio all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 3 maggio 2019); in occasione del deposito delle liste dovranno essere altresì fornite informazioni che consentano l'identificazione di coloro che procedono alla relativa presentazione.

Unitamente alle liste dovrà essere depositata da parte dei Soci che le presentano una dichiarazione contenente le informazioni relative all'identità dei medesimi e l'indicazione della percentuale di partecipazione da essi complessivamente detenuta. La comunicazione attestante la titolarità della suddetta partecipazione potrà pervenire alla Società anche successivamente al deposito delle liste, purché almeno ventuno giorni prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 7 maggio 2019).

Le liste, dovranno essere altresì corredate, a pena di inammissibilità, da (i) una dichiarazione dei Soci diversi da quelli che detengono una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi previsti dall'articolo 144‐quinquies del Regolamento Emittenti Consob n. 11971/99 e (ii) un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati, nonché una dichiarazione dei medesimi candidati attestante il possesso dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza prescritti dalla normativa, anche regolamentare, vigente e la loro accettazione della candidatura. Tenuto conto che, ai sensi dell'art. 2400, u.c., del codice civile al momento della nomina e prima dell'accettazione dell'incarico dovranno essere resi noti all'Assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti dai Sindaci presso altre società e tenuto altresì conto delle disposizioni previste dall'art. 148‐bis del Testo Unico della Finanza, si invita a voler fornire apposita dichiarazione in tal senso nell'ambito dei curricula vitae, con raccomandazione di assicurarne l'aggiornamento fino alla data della riunione assembleare.

Si rammenta che coloro che presentano una lista di minoranza sono altresì destinatari delle raccomandazioni formulate dalla Consob con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.

Nel caso in cui, entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell’Assemblea in unica convocazione (ossia entro il 3 maggio 2019), sia stata presentata una sola lista, ovvero siano state presentate liste soltanto da Azionisti che risultino tra loro collegati ai sensi della disciplina di legge e regolamentare vigente, potranno essere presentate ulteriori liste sino al terzo giorno successivo a tale termine (ossia sino al 6 maggio 2019) e la sopra indicata quota minima di partecipazione per la presentazione di liste sarà da considerarsi ridotta della metà.

Si ricorda infine che, ai sensi di legge e di statuto, la presidenza del Collegio Sindacale spetta al Sindaco effettivo tratto dalle liste di minoranza.
 

DOCUMENTAZIONE

La documentazione concernente gli argomenti all’ordine del giorno prevista dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari relativa all'Assemblea – ivi comprese, tra l’altro, le relazioni illustrative sulle materie all'ordine del giorno e le relative proposte deliberative, nonché la relazione finanziaria annuale – sarà messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale, nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “eMarket STORAGE” (www.emarketstorage.com). I soci e, se diversi, i soggetti legittimati all'intervento in Assemblea hanno facoltà di ottenerne copia.

Per informazioni dettagliate sulle modalità e sui termini di pubblicazione della documentazione assembleare è possibile consultare la sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
 

ALTRE INFORMAZIONI

Per agevolare la verifica della propria legittimazione all’intervento in Assemblea, i titolari di diritto di voto possono fare pervenire la documentazione comprovante tale legittimazione alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma –  Rif. “Legittimazione intervento all’Assemblea”), ovvero via fax al n. +39 06 59585733, almeno tre giorni di mercato aperto prima della data fissata per l’Assemblea (ossia il 23 maggio 2019).

Gli esperti, gli analisti finanziari, i giornalisti accreditati e gli altri soggetti che intendano assistere all’Assemblea, dovranno far pervenire apposita richiesta alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma –  Rif. “Richiesta di assistere all’Assemblea”) ovvero via fax al n. +39 06 59585733, almeno tre giorni di mercato aperto prima della data fissata per l’Assemblea (ossia il 23 maggio 2019).

Non è prevista per tale Assemblea la possibilità di partecipare con mezzi elettronici.
I legittimati ad intervenire in Assemblea sono invitati a presentarsi in anticipo rispetto all’orario di convocazione della riunione per agevolare le operazioni di registrazione, le quali avranno inizio a partire dalle ore 12:00.

Un servizio di assistenza assembleare è a disposizione per eventuali ulteriori informazioni ai seguenti numeri: telefono n. +39 02 80687331 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio) - fax n. +39 02 875317.

L’estratto dell’avviso di convocazione sarà pubblicato a cura della Società sul quotidiano “Il Sole 24 Ore” in data 17 aprile 2019.
Roma, 16 aprile 2019.


Il Presidente del Consiglio di Amministrazione

Maria Bianca Farina

Relazioni illustrative e proposte di deliberazione sugli argomenti all’ordine del giorno
 
Le relazioni illustrative e le proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale nonché all'interno della presente sezione del sito internet nei termini previsti dalla normativa vigente. Più precisamente:
  • Contestualmente alla pubblicazione dell'avviso di convocazione, e cioè entro il 16 aprile 2019, saranno pubblicate le proposte di deliberazione e le relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno posti ai numeri 3 ("Nomina del Collegio Sindacale ") e 4 (“Determinazione del compenso dei membri effettivi del Collegio Sindacale");
  • entro il 28 aprile 2019, saranno pubblicate le proposte di deliberazione e le relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno posti ai numeri 1 ("Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2018. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2018"), 2 ("Destinazione dell'utile di esercizio"), 6 (“Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari”), 7 (“Integrazione del compenso relativo all’incarico di revisione legale dei conti per l’esercizio 2018”) e 8 (“Conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti per il novennio 2020-2028 e determinazione del corrispettivo”);
  • entro il 7 maggio 2019 sarà pubblicata la proposta di deliberazione e la relazione illustrativa sull'argomento posto al numero 5 dell'ordine del giorno ("Relazione sulla remunerazione"), fermo restando che i documenti cui le suddette proposte di deliberazione e relazioni illustrative si riferiscono saranno pubblicati nei termini di legge come di seguito specificati.
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all’ordine del giorno (Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2018. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2018)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all’ordine del giorno (Destinazione dell’utile di esercizio)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul terzo argomento all’ordine del giorno (Nomina del Collegio Sindacale)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quarto argomento all’ordine del giorno (Determinazione del compenso dei membri effettivi del Collegio Sindacale)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul quinto argomento all’ordine del giorno (Relazione sulla remunerazione)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul sesto argomento all’ordine del giorno (Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul settimo argomento all’ordine del giorno (Integrazione del compenso relativo all’incarico di revisione legale dei conti per l’esercizio 2018)
 
Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sull’ottavo argomento all’ordine del giorno (Conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti per il novennio 2020-2028 e determinazione del corrispettivo)
 
Relazione Finanziaria Annuale 2018
La relazione finanziaria annuale, comprendente il progetto di bilancio di esercizio e il bilancio consolidato al 31 dicembre 2018, unitamente alle rispettive relazioni del Consiglio di Amministrazione e alle attestazioni di cui all'art. 154-bis, comma 5, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale nonché nella presente sezione del sito internet, entro il 30 aprile 2019. Le relazioni redatte dal Collegio Sindacale e dalla società incaricata della revisione legale dei conti della Società saranno messe integralmente a disposizione del pubblico entro il medesimo termine di pubblicazione della relazione finanziaria annuale.
 
Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari 2018
La relazione sul governo societario e sugli assetti proprietari sarà messa a disposizione del pubblico nella presente sezione del sito internet entro il 30 aprile 2019.
 
Relazione sulla remunerazione 2019
La relazione sulla remunerazione sarà messa a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro il 7 maggio 2019.
 
Documento informativo 2019 sui Piani di incentivazione basati su strumenti finanziari
Il documento informativo sarà messo a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro il 28 aprile 2019.
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 17 maggio 2019). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.

La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 23 maggio 2019), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
Delega Ordinaria
Ai sensi degli artt. 135-novies e ss. del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea mediante delega conferita per iscritto ai sensi della normativa vigente. La delega può altresì essere conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Si rammenta che, ai sensi dell'art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, la delega può prevedere la facoltà del delegato di farsi sostituire da un soggetto di propria scelta, ferma in ogni caso la facoltà del rappresentato di indicare uno o più sostituti. Si ricorda altresì che, ai sensi dell'art. 135-decies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, il conferimento di una delega a un rappresentante in conflitto di interessi è consentito purché il rappresentante comunichi per iscritto al socio le circostanze da cui deriva tale conflitto e purché vi siano specifiche istruzioni di voto per ciascuna delibera in relazione alla quale il rappresentante dovrà votare per conto del socio. Spetta al rappresentante l'onere della prova di aver comunicato al socio le circostanze che danno luogo al conflitto d'interessi.

La sostituzione di un rappresentante con un sostituto in conflitto di interessi è consentita solo qualora il sostituto sia stato indicato dal socio. Si applica in tal caso quanto sopra richiamato in materia di conflitto di interessi. Gli obblighi di comunicazione e il relativo onere della prova rimangono in capo al rappresentante.

Per il conferimento della delega può essere utilizzato il modulo di delega , che può essere scaricato in versione stampabile dal presente sito internet.
Si avvisa che, qualora il modulo di delega non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, esso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta, da effettuare telefonicamente al numero n. +39 02 80687331 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio).
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione attestante la legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
 
Notifica della delega
Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante. La delega, compilata in ogni suo campo, redatta con carattere leggibile e debitamente sottoscritta, può essere fatta pervenire alla Società possibilmente almeno due giorni di mercato aperto prima della data fissata per l'Assemblea (ossia il 24 maggio 2019):
  • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma –  Rif. “Delega di voto”
  • via fax, al n. +39 06 59585733
  • via posta elettronica certificata, all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it
Ai sensi dell'art. 135-novies, comma 6, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e dell'art. 11.1 dello Statuto Sociale, la delega può essere trasmessa alla Società anche in via elettronica fino all'avvio dei lavori assembleari, utilizzando l'apposita pagina Notifica della Delega in via elettronica del presente sito internet, compilando il documento in pdf in tutti i campi ivi presenti e allegando altresì la delega stessa.
 
La Società si riserva il diritto di non accettare le deleghe notificate via fax che risultino illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla delega un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

Informativa sul trattamento dei dati personali
La delega può altresì essere conferita, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione) a Società per Amministrazioni Fiduciarie Spafid S.p.A. (“SPAFID S.p.A.”), con sede legale in Milano, via Filodrammatici 10, rappresentante all'uopo designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
La delega conferita al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte all'ordine del giorno e ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto.
Si rammenta che le azioni per le quali viene conferita la delega al rappresentante designato, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono invece computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere.
Il conferimento della delega al rappresentante designato non comporta alcuna spesa per il socio, fatta eccezione per quelle di eventuale spedizione della delega stessa. A SPAFID S.p.A. non possono essere conferite deleghe se non in qualità di rappresentante designato attraverso le procedure indicate dall'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega al rappresentante designato non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione alla Società attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
La delega può essere conferita al rappresentante designato utilizzando lo specifico modulo disponibile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it)

Modulo di delega al Rappresentante Designato

La delega, completa in ogni suo campo e debitamente sottoscritta, deve essere fatta pervenire in originale al rappresentante designato, secondo le modalità indicate nell’avviso di convocazione, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea, ossia il 24 maggio 2019, al seguente indirizzo:
  • SPAFID S.p.A. (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane 2019”), Foro Buonaparte n. 10, 20121 Milano. Copia della delega, accompagnata da una dichiarazione che ne attesti la conformità con l'originale, può essere eventualmente anticipata al rappresentante designato, sempre entro il 24 maggio 2019, tramite:
  • posta elettronica, all'indirizzo assemblee@pec.spafid.it.
Entro il medesimo termine, la delega e le istruzioni di voto possono essere revocate con le modalità sopra indicate.
Si avvisa che, qualora il modulo di delega al rappresentante designato non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, lo stesso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta del socio, da effettuare telefonicamente al numero +39 02 80687331 (attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 17.00).
Per informazioni attinenti il conferimento della delega al rappresentante designato è possibile contattare SPAFID S.p.A. al numero +39 02 80687331.
Integrazione dell'ordine del giorno e presentazione di nuove proposte di delibera

Ai sensi dell'art. 126-bis del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, possono chiedere, per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione, ossia entro il 26 aprile 2019, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in assemblea.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Sono legittimati a presentare richieste di integrazione dell'ordine del giorno ovvero proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.
Esse possono essere trasmesse alla Società:
  • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma –  Rif. “Integrazione ordine del giorno" e/o “Proposte di deliberazione”
La Società si riserva il diritto di non accettare le domande di integrazione inviate via fax o a mezzo posta elettronica che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla domanda di integrazione un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

Si rammenta che, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 4, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero la presentazione di nuove proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno devono predisporre una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione deve essere trasmessa alla Società, con le modalità sopra previste, entro il termine previsto per la presentazione della richiesta di integrazione.

Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno è data notizia nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l'Assemblea, ovverosia entro il 13 maggio 2019.

Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nonché le suddette relazioni illustrative (accompagnate da eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione), saranno messe a disposizione dalla Società presso la sede sociale e all'interno della presente sezione del sito internet contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.

Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi dell'art. 127-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto in assemblea, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea. Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, al più tardi, durante l'Assemblea stessa. La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. Non è dovuta una risposta, neppure in Assemblea, alle domande poste prima della stessa, quando le informazioni richieste siano già disponibili in formato "domanda e risposta" nella presente sezione del sito internet ovvero quando la risposta sia stata già pubblicata in tale sezione. Si considera fornita in Assemblea la risposta in formato cartaceo messa a disposizione di ciascuno degli aventi diritto al voto all'inizio dell'adunanza. Coloro che intendano avvalersi della facoltà di porre domande prima dell'Assemblea devono fare pervenire le proprie domande alla Società entro il terzo giorno precedente l'Assemblea (ovverosia entro il 25 maggio 2019). Essi sono invitati a indicare espressamente il punto all'ordine del giorno cui le singole domande proposte fanno riferimento.

Le domande possono essere trasmesse alla Società:
  • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma – Rif. “Domande Assemblea"
  • via fax, al n. +39 06 59585733
  • via email, all’indirizzo assemblea.domande@posteitaliane.it
Per consentire l'identificazione da parte della Società, unitamente alle domande, gli interessati devono indicare: nome e cognome; luogo e data di nascita; codice fiscale; indirizzo e-mail; numero di telefono.

La Società si riserva il diritto di non rispondere alle domande che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili.
Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alle domande un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

Informativa sul trattamento dei dati personali
Il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è attualmente pari a Euro 1.306.110.000,00 ed è suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale.

Alla data di pubblicazione dell’avviso di convocazione, la Società detiene n. 5.267.965 azioni proprie, rappresentative dello 0,4026% delle azioni rappresentanti il capitale sociale della Società.
Legittimazione alla presentazione delle liste
Ai sensi del combinato disposto degli artt. 148 e 147-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e dell'art. 25 dello Statuto Sociale, i componenti il Collegio Sindacale sono eletti mediante il sistema del voto di lista.

Le liste dei candidati alla carica di Sindaco possono essere presentate dagli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, risultino titolari della quota minima di partecipazione al capitale sociale stabilita dallo Statuto Sociale e dalla Consob con regolamento (ossia, l’1% del capitale sociale). La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società.

Si ricorda che ogni Azionista non può presentare né votare più di una lista, anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie. I soci appartenenti al medesimo gruppo e i soci che aderiscano ad un patto parasociale avente ad oggetto azioni della Società non possono presentare o votare più di una lista, anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie. Un candidato può presentarsi in una sola lista, a pena di ineleggibilità.

La predisposizione, il deposito e la pubblicazione delle liste dovranno avvenire secondo le modalità e nei termini previsti o richiamati dall'art. 25 dello Statuto sociale.

Predisposizione delle liste
  • Le liste devono essere articolate in due sezioni: una per i candidati alla carica di sindaco effettivo e l'altra per i candidati alla carica di sindaco supplente; I candidati devono essere elencati nelle liste mediante un numero progressivo e devono risultare in numero non superiore ai componenti dell'organo da eleggere (ovverossia a tre sindaci effettivi e a tre sindaci supplenti);
  • le liste devono inoltre includere, tanto ai primi due posti della sezione della lista relativa ai sindaci effettivi, quanto ai primi due posti della sezione della lista relativa ai sindaci supplenti, candidati di genere diverso;
  • ai sensi dell'art. 25.2 dello Statuto sociale, il primo dei candidati di ciascuna sezione deve essere iscritto nel registro dei revisori legali ed avere esercitato l'attività di controllo legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni;
  • tutti i candidati devono essere in possesso dei requisiti di professionalità e di onorabilità indicati nel decreto del Ministero della giustizia 30 marzo 2000, n. 162, nonché degli ulteriori requisiti indicati dalla normativa, anche regolamentare, vigente e dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili alla Società. Ai fini di quanto previsto dall'art. 1, comma 2, lettere b) e c) di tale decreto, si considerano strettamente attinenti all'ambito di attività della Società le materie inerenti il diritto commerciale ed il diritto tributario, l’economia aziendale e la finanza aziendale, nonché le materie ed i settori di attività inerenti le comunicazioni, la telematica e l’informatica, l’attività bancaria, finanziaria e assicurativa;
  • i candidati dovranno essere altresì in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti - a pena di ineleggibilità e di decadenza - per l'assunzione della carica di sindaco in società con azioni quotate dall'art. 148, comma 3, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58;
  • per quanto riguarda i limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo che possono essere ricoperti da parte dei componenti il Collegio Sindacale trovano applicazione le disposizioni di cui agli artt. 148 e 148-bis del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e agli artt. 144-duodecies e ss. del Regolamento Emittenti (approvato con Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971).
 
Deposito delle liste
Le liste, corredate della necessaria documentazione richiesta, devono essere depositate a cura degli azionisti presso la Società entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ovverosia entro il 3 maggio 2019). Tale deposito dovrà essere effettuato mediante:
  • consegna a mani della relativa documentazione presso gli uffici di Poste Italiane S.p.A. – Corporate Affairs/Affari Societari – Viale Europa n. 175 – 00144 Roma, dal lunedì al venerdì, dalle ore 10:00 alle ore 17:00;
  • la presente sezione del sito attraverso invio all'indirizzo di posta elettronica affari.societari@pec.posteitaliane.it
  • via fax al numero +39 06 59585733.
La Società si riserva il diritto di non accettare la documentazione inviata via fax o a mezzo posta elettronica che risulti illeggibile o trasmessa con file danneggiati o comunque illeggibili.
Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento della documentazione per il deposito delle liste un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

Unitamente alle liste dovrà essere depositata:
  • da parte dei Soci che le presentano una dichiarazione contenente le informazioni relative all'identità dei medesimi e l'indicazione della percentuale di partecipazione da essi complessivamente detenuta. La comunicazione attestante la titolarità della suddetta partecipazione potrà pervenire alla Società anche successivamente al deposito delle liste, purché almeno 21 giorni prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 7 maggio 2019); 
  • una dichiarazione dei Soci diversi da quelli che detengono una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi; nel rendere tale dichiarazione si invitano i soci interessati a tenere conto delle raccomandazioni espresse dalla Consob nella Comunicazione DEM/9017893 del 26 febbraio 2009. Si segnala a tale riguardo che, in base alle comunicazioni di cui all’art. 120 del Testo Unico della Finanza, la Società risulta soggetta al controllo di diritto da parte del Ministero dell’Economia e delle Finanze, che ne detiene complessivamente il 64,26% del capitale, di cui (i) il 29,26% in via diretta, e (ii) il 35% in via indiretta tramite CDP, a sua volta controllata dal Ministero stesso (pur non esercitando sulla Società alcuna attività di direzione e coordinamento, secondo quanto disposto dall’art. 19, comma 6 del Decreto Legge n. 78/2009, convertito con Legge n. 102/2009, che ha chiarito che allo Stato italiano non trova applicazione la disciplina contenuta nel codice civile in materia di direzione e coordinamento di società); 
  • un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati, nonché una dichiarazione dei medesimi candidati attestante il possesso dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza prescritti dalla normativa, anche regolamentare, vigente e la loro accettazione della candidatura.

Si segnala che, ai sensi dell'art. 144-sexies, comma 5, del Regolamento Emittenti, nel caso in cui alla data di scadenza del suddetto termine per il deposito delle liste sia stata depositata una sola lista - ovvero siano state depositate soltanto liste presentate da Soci che abbiano rapporti di collegamento con i soci che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa in Poste Italiane S.p.A. - potranno essere presentate liste fino al terzo giorno successivo alla scadenza del termine sopra indicato (i.e. fino al 6 maggio 2019). In tale caso le liste potranno essere presentate da parte di Azionisti che, da soli o insieme ad altri Azionisti, rappresentino almeno lo 0,5% del capitale sociale di Poste Italiane S.p.A.
 

Pubblicazione delle liste
Le liste sono messe a disposizione del pubblico, a cura della Società, presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet, almeno ventuno giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 7 maggio 2019) corredate:
  • da un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati;
  • dalla dichiarazione circa il possesso dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza stabiliti dalla normativa, anche regolamentare, vigente;
  • dalla dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento previsti dall'art. 144-quinquies della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971 con questi ultimi;
  • dall'indicazione dell'identità dei soci che hanno presentato le liste e della percentuale di partecipazione al capitale sociale da essi complessivamente detenuta.
 
Informativa sul trattamento dei dati personali

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