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Assemblea 2017 L’Assemblea degli azionisti del Gruppo Poste Italiane del 27 aprile 2017.

Avviso di convocazione

Poste Italiane S.p.A.
Sede in Roma - Viale Europa, n. 190
Capitale sociale € 1.306.110.000,00 interamente versato
Codice Fiscale e Registro delle Imprese di Roma n. 97103880585
R.E.A. di Roma n. 842633
Partita I.V.A. n. 01114601006


Convocazione di Assemblea ordinaria

L’Assemblea degli azionisti è convocata in sede ordinaria per il giorno 27 aprile 2017, in unica convocazione, alle ore 14:00 in Roma, presso la sala “Auditorium Capitalis” del Palazzo dei Congressi, Viale della Pittura n. 50, per discutere e deliberare sul seguente

Ordine del giorno
  1. Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2016. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2016. 
  2. Destinazione dell’utile di esercizio.
  3. Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione.
  4. Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione.
  5. Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione.
  6. Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione.
  7. Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione.
  8. Nomina di un sindaco supplente.
  9. Piano di incentivazione a breve termine 2017, basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta.
  10. Relazione sulla remunerazione.


Informazioni sul capitale sociale

Alla data del presente avviso di convocazione, il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è pari ad € 1.306.110.000,00, suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale.
 

Legittimazione all’intervento in Assemblea ed all’esercizio del diritto di voto

Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (d’ora in avanti, per brevità, indicato come “Testo Unico della Finanza”) e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 18 aprile 2017). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea. La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 24 aprile 2017), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
 

Rappresentanza in Assemblea

Delega ordinaria
Coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea ai sensi di legge, mediante delega conferita per iscritto ovvero con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. A tal fine potrà essere utilizzato il modulo di delega reperibile nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea. La delega può essere fatta pervenire alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Affari Legali e Societari/Affari Societari – Via dei Crociferi n. 23 – 00187 Roma – Rif. “Delega di voto”), ovvero via email all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, ovvero via fax al numero +39 06 59585733. Ai sensi dell'art. 11.1 dello statuto sociale, la delega può altresì essere notificata alla Società in via elettronica fino all'avvio dei lavori assembleari, utilizzando l'indicata sezione del sito internet di Poste Italiane dedicata alla presente Assemblea. Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante.

Delega al rappresentante designato dalla Società
La delega può altresì essere conferita a Società per Amministrazioni Fiduciarie Spafid S.p.A. (“SPAFID S.p.A.”), con sede legale in Milano, rappresentante all’uopo designato da parte della Società ai sensi dell’art. 135-undecies del Testo Unico della Finanza e dell’art. 11.5 dello statuto sociale.

A tale riguardo potrà essere utilizzato lo specifico modulo disponibile, con le relative istruzioni per la compilazione e trasmissione, nella sezione del sito internet della società www.posteitaliane.it dedicata alla presente Assemblea nonché presso la sede sociale. La delega al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte ovvero su alcune delle materie all’ordine del giorno e può essere consegnata a mano, in orario d’ufficio, ovvero trasmessa con lettera raccomandata A/R al predetto rappresentante entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea, al seguente indirizzo: SPAFID S.p.A. (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane S.p.A.”), Foro Buonaparte n. 10, 20121 Milano; in considerazione del fatto che il suddetto termine di due giorni di mercato aperto giungerebbe a scadenza in un giorno festivo (i.e. il 25 aprile 2017), esso sarà posticipato di un giorno, con scadenza al 26 aprile 2017. Fermo restando l’invio della delega in originale, completa delle istruzioni di voto, la stessa può essere notificata a SPAFID S.p.A., anche in via elettronica, all’indirizzo di posta certificata assemblee@pec.spafid.it, ovvero trasmessa via fax al n. +39 02 875317. L’invio al predetto indirizzo di posta elettronica certificata della delega sottoscritta con firma digitale, ai sensi della normativa vigente, soddisfa il requisito della forma scritta.

Entro il suddetto termine, la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate con le modalità sopra indicate. La delega ha effetto solo per le proposte in relazione alle quali sono state conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle delibere. 


Integrazione dell’ordine del giorno e presentazione di nuove proposte di delibera

Ai sensi dell'art. 126-bis del Testo Unico della Finanza, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale possono chiedere per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione, ossia entro il 27 marzo 2017, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno dell'Assemblea (fermo restando, a tale ultimo riguardo, che colui al quale spetta il diritto di voto può comunque presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea). L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter, comma 1, del Testo Unico della Finanza. Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero a presentare proposte di delibera i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione richiesta, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente. Per ulteriori informazioni sul diritto di integrazione dell'ordine del giorno e di presentazione di proposte di delibera, nonché circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
 

Diritto di porre domande prima dell’Assemblea

 Ai sensi dell'art. 127-ter del Testo Unico della Finanza, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea coloro ai quali spetta il diritto di voto e in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente. Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società al più tardi tre giorni prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 24 aprile 2017). Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, al più tardi, durante l'Assemblea stessa, secondo le modalità stabilite in tale sede. Per ulteriori informazioni sul diritto di porre domande prima dell'Assemblea e circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
 

Nomina del Consiglio di Amministrazione

Ai sensi di quanto previsto dal Testo Unico della Finanza e dallo statuto sociale, i componenti il Consiglio di Amministrazione saranno eletti mediante voto di lista. In proposito, il Consiglio di Amministrazione in scadenza ha formulato, su proposta del Comitato Nomine, appositi orientamenti sulla dimensione e composizione del Consiglio di prossima nomina, in attuazione di quanto raccomandato dall'art. 1.C.1, lett. h), del Codice di Autodisciplina delle società quotate. Tali orientamenti sono consultabili sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).

Le liste dei candidati alla carica di Amministratore potranno essere presentate dagli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, risultino titolari di almeno l’1% del capitale sociale.

La predisposizione, il deposito e la pubblicazione delle liste dovranno avvenire secondo le modalità e nei termini previsti o richiamati dall'art. 14 dello statuto sociale, cui si fa pertanto rinvio per quanto appresso non espressamente indicato. Per quanto riguarda la predisposizione delle liste e la composizione del Consiglio di Amministrazione, si segnala in particolare che:
  • ai sensi dell'art. 147-quinquies del Testo Unico della Finanza, gli amministratori di società con azioni quotate devono possedere i requisiti di onorabilità stabiliti per i sindaci di società con azioni quotate, attualmente disciplinati dall'art. 2 del Decreto del Ministero della Giustizia n. 162 del 30 marzo 2000; 
  • in aggiunta a quanto sopra, i candidati alla carica di amministratore devono altresì possedere i requisiti di onorabilità, ivi inclusa l’inesistenza di cause di ineleggibilità o decadenza, di cui all’art. 14.3 dello statuto sociale, nonché gli ulteriori requisiti indicati dalla normativa, anche regolamentare, vigente, dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane e dallo statuto sociale;
  • ai sensi dall'art. 14.4, settimo comma, dello statuto sociale, ciascuna lista deve includere almeno due candidati in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge (vale a dire i requisiti di indipendenza applicabili ai sindaci di società con azioni quotate), menzionando distintamente tali candidati e indicando uno di essi al primo posto della lista;
  • ai sensi dell'art. 14.4, ottavo comma, dello statuto sociale, le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono inoltre includere almeno un candidato del genere meno rappresentato in uno dei primi due posti della lista medesima;
  • in caso di cessazione anticipata degli Amministratori dalla carica, l'art. 14.5 dello statuto sociale contempla un meccanismo di cooptazione vincolata, in base al quale è previsto, ove possibile, il subentro dei candidati non eletti che risultino inseriti nella medesima lista di appartenenza degli Amministratori cessati;
  • in attuazione di quanto raccomandato dal Codice di Autodisciplina delle società quotate, il Consiglio di Amministrazione ha adottato una policy in merito al numero massimo di incarichi che i relativi componenti possono rivestire negli organi di amministrazione e di controllo di altre società di rilevanti dimensioni, al fine di assicurare agli interessati una disponibilità di tempo idonea a garantire un efficace espletamento del ruolo da essi ricoperto nel Consiglio di Amministrazione di Poste Italiane S.p.A.; il documento contenente tale policy è consultabile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).
Ai sensi dell'art. 147-ter del Testo Unico della Finanza, le liste, corredate della necessaria documentazione, devono essere depositate a cura degli azionisti entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea; tuttavia, in considerazione del fatto che tale termine giungerebbe a scadenza in un giorno festivo (i.e. il 2 aprile 2017), esso sarà posticipato di un giorno, con scadenza al 3 aprile 2017. Per il deposito delle liste dovranno essere seguite le seguenti modalità: (i) mediante consegna a mani della relativa documentazione presso gli uffici della Funzione Affari Legali e Societari/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma, dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 17:00), ovvero (ii) all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, ovvero (iii) via fax al numero +39 06 59585733; in occasione del deposito delle liste dovranno essere altresì fornite informazioni che consentano l'identificazione di coloro che procedono alla relativa presentazione.

La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione, rilasciata da un intermediario autorizzato, può tuttavia essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste e purché entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 6 aprile 2017, che rappresenta il termine ultimo previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società).

Si ricorda che, unitamente alle liste, devono essere depositate presso la Società tanto le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti prescritti per la carica dalla normativa, anche regolamentare, vigente, dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane e dallo statuto sociale, quanto l'ulteriore documentazione indicata dall'art. 144-octies, comma 1, lett. b), della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971.

Si segnala, inoltre, che il Codice di Autodisciplina delle società quotate raccomanda che le liste siano accompagnate dall'indicazione dell'eventuale idoneità dei candidati a qualificarsi come indipendenti ai sensi dell'art. 3 del medesimo Codice.

Si ricorda altresì che coloro che presentano una lista di minoranza sono destinatari delle raccomandazioni formulate dalla Consob con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.

Si segnala infine che, ai sensi dello statuto sociale, ai fini del riparto degli Amministratori da eleggere, non si tiene conto dei candidati indicati nelle liste che abbiano ottenuto un numero di voti inferiore alla metà della percentuale richiesta per la presentazione delle liste stesse.
 

Nomina di un sindaco supplente

Si segnala che, ai sensi dell'art. 25.2, decimo comma, dello statuto sociale, per la nomina del sindaco supplente necessario per l’integrazione del Collegio Sindacale in carica – a seguito delle dimissioni rassegnate dal sindaco supplente, nominato dall’Assemblea del 24 maggio 2016 nell’ambito della lista presentata dai soci di minoranza – l’Assemblea ordinaria è chiamata a deliberare con le maggioranze di legge (senza applicazione del sistema del voto di lista), in modo tale da assicurare una composizione del collegio sindacale conforme alle vigenti disposizioni di legge, regolamentari ed amministrative pertinenti ed in grado di assicurare altresì il rispetto del principio di rappresentanza delle minoranze e della normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi. Si ricorda altresì che i candidati alla carica di Sindaco devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità previsti, relativamente ai sindaci delle società con azioni quotate, dal Decreto del Ministro della Giustizia n. 162 del 30 marzo 2000, quali integrati dalle disposizioni dell'art. 25.1 dello statuto sociale, nonché degli ulteriori requisiti indicati dalla normativa, anche regolamentare, vigente e dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane. Per quanto riguarda le situazioni di ineleggibilità e i limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo che possono essere ricoperti da parte dei componenti il Collegio Sindacale, trovano applicazione le disposizioni di legge e di regolamento vigenti.

Gli azionisti che intendano quindi avanzare proposte di nomina per il sindaco supplente sono invitati a presentare le relative candidature accompagnate da:
 
(i) una dichiarazione dei Soci diversi da quelli che detengono una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi previsti dall'articolo 144-quinquies del Regolamento Emittenti Consob n. 11971/99;
 
(ii) un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati, nonché una dichiarazione dei medesimi candidati attestante il possesso dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza prescritti dalla normativa, anche regolamentare, vigente e la loro accettazione della candidatura. Tenuto conto che, ai sensi dell'art. 2400, u.c., del codice civile al momento della nomina e prima dell'accettazione dell'incarico dovranno essere resi noti all'Assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti dai sindaci presso altre società e tenuto altresì conto delle disposizioni previste dall'art. 148-bis del Testo Unico della Finanza, si invita a voler fornire apposita dichiarazione in tal senso nell'ambito dei curricula vitae, con raccomandazione di assicurarne l'aggiornamento fino alla data della riunione assembleare;

  (iii) idonea documentazione attestante la qualità di azionista.
Al fine di consentire ai partecipanti all’assemblea un’espressione di voto consapevole sulla base delle informazioni di cui sopra, si invitano gli azionisti che intendano presentare proposte di nomina per il sindaco supplente a depositare le relative candidature, unitamente alla documentazione sopraindicata, (i) a mani, presso la Funzione Affari Legali e Societari/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma, dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 17:00) - rif. “Nomina di un sindaco supplente” - ovvero (ii) via fax al numero +39 06 59585733, ovvero (iii) mediante invio all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, possibilmente entro il 3 aprile 2017, in modo da consentire alla Società di mettere tempestivamente a disposizione del pubblico la suddetta documentazione presso la sede legale della Società, presso Borsa Italiana S.p.A. e sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).

Fermo restando quanto sopra, per procedere alla votazione in merito alle candidature per la carica di sindaco supplente, queste dovranno essere presentate formalmente in sede assembleare – accompagnate dalla documentazione indicata in precedenza – affinché le stesse possano essere sottoposte a votazione secondo le seguenti modalità: 
  • ciascuna candidatura verrà messa in votazione in ordine progressivo, in relazione all’entità del capitale sociale da cui la stessa risulta supportata in occasione della sua presentazione in sede assembleare; 
  • ogni avente diritto al voto potrà votare a favore di non più di una candidatura e l’eventuale voto favorevole espresso per ulteriori candidature non verrà considerato;
  • la prima candidatura che avrà ottenuto la maggioranza assoluta del capitale sociale rappresentato in Assemblea al momento della votazione sul punto 8 all’ordine del giorno si intenderà approvata;
  • pertanto, una volta che una candidatura tra quelle presentate in sede assembleare abbia ottenuto la maggioranza assoluta del capitale sociale rappresentato in Assemblea al momento della votazione sul punto 8 all’ordine del giorno, risulterà superfluo l’espletamento di ulteriori votazioni sulle altre candidature presentate.
Per informazioni più dettagliate sulla nomina di un sindaco supplente si rinvia alla relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione su tale argomento all'ordine del giorno, che sarà resa disponibile nei modi e nei tempi previsti dalla normativa vigente.
 

Documentazione

La documentazione concernente gli argomenti all’ordine del giorno prevista dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari relativa all'Assemblea – ivi comprese, tra l’altro, le relazioni illustrative sulle materie all'ordine del giorno e le relative proposte deliberative, nonché la relazione finanziaria annuale – sarà messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale, nella sezione del sito internet della Società (www.posteitaliane.it) dedicata alla presente Assemblea e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato “eMarket STORAGE” (www.emarketstorage.com). I soci e, se diversi, i soggetti legittimati all'intervento in Assemblea hanno facoltà di ottenerne copia.

Per informazioni dettagliate sulle modalità e sui termini di pubblicazione della documentazione assembleare è possibile consultare la sezione del sito internet della Società dedicata alla presente Assemblea.
 

Altre informazioni

Per agevolare la verifica della propria legittimazione all’intervento in Assemblea, i titolari di diritto di voto possono fare pervenire la documentazione comprovante tale legittimazione alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Affari Legali e Societari/Affari Societari – Via dei Crociferi n. 23 – 00187 Roma – Rif. “Legittimazione intervento all’Assemblea”), ovvero via fax al n. +39 06 59585733, almeno tre giorni di mercato aperto prima della data fissata per l’Assemblea (ossia il 24 aprile 2017).

Gli esperti, gli analisti finanziari, i giornalisti accreditati e gli altri soggetti che intendano assistere all’Assemblea, dovranno far pervenire apposita richiesta alla Società a mezzo posta (all’indirizzo Poste Italiane S.p.A. – Affari Legali e Societari/Affari Societari – Via dei Crociferi n. 23 – 00187 Roma – Rif. “Richiesta di assistere all’Assemblea”) ovvero via fax al n. +39 06 59585733, almeno tre giorni di mercato aperto prima della data fissata per l’Assemblea (ossia il 24 aprile 2017).

Non è prevista per tale Assemblea la possibilità di partecipare con mezzi elettronici. I legittimati ad intervenire in Assemblea sono invitati a presentarsi in anticipo rispetto all’orario di convocazione della riunione per agevolare le operazioni di registrazione, le quali avranno inizio a partire dalle ore 12:00.

Un servizio di assistenza assembleare è a disposizione per eventuali ulteriori informazioni ai seguenti numeri: telefono n. +39 02 80687219 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio) - fax n. +39 02 875317.
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
Luisa Todini

L'estratto dell'avviso di convocazione è stato altresì pubblicato a cura della Società sul quotidiano "Il Sole 24 Ore" in data 17 marzo 2017.

Relazioni illustrative e proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno
Le relazioni illustrative e le proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale nonché all'interno della presente sezione del sito internet nei termini previsti dalla normativa vigente. Più precisamente:
  • Contestualmente alla pubblicazione dell'avviso di convocazione, e cioè entro il 17 marzo 2017, saranno pubblicate le proposte di deliberazione e le relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno posti ai numeri 3 ("Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione"), 4 (“Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione"), 5 ("Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione"), 6 ("Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione”), 7 (“Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione”), e 8 (“Nomina di un sindaco supplente”);
  • entro il 27 marzo 2017, saranno pubblicate le proposte di deliberazione e le relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno posti ai numeri 1 ("Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2016. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2016"), 2 ("Destinazione dell'utile di esercizio"), e 9 (“Piano di incentivazione a breve termine 2017, basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta”);
  • entro il 6 aprile 2017 sarà pubblicata la proposta di deliberazione e la relazione illustrativa sull'argomento posto al numero 10 dell'ordine del giorno ("Relazione sulla remunerazione"), fermo restando che i documenti cui le suddette proposte di deliberazione e relazioni illustrative si riferiscono saranno pubblicati nei termini di legge come di seguito specificati.


Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul primo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2016. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di revisione. Deliberazioni relative. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2016)

Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul secondo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Destinazione dell'utile di esercizio)

Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul terzo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione)

Relazione illustrativa sul quarto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione)

Relazione illustrativa sul quinto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione)

Relazione illustrativa sul sesto argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione)

Relazione illustrativa sul settimo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione)

Relazione illustrativa sull’ottavo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Nomina di un sindaco supplente)

Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul nono argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Piano di incentivazione a breve termine 2017, basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta)

Relazione illustrativa e proposta di deliberazione sul decimo argomento all'ordine del giorno di parte ordinaria (Relazione sulla remunerazione)

Relazione Finanziaria Annuale 2016
La relazione finanziaria annuale, comprendente il progetto di bilancio di esercizio e il bilancio consolidato al 31 dicembre 2016, unitamente alle rispettive relazioni del Consiglio di Amministrazione e alle attestazioni di cui all'art. 154-bis, comma 5, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale nonché nella presente sezione del sito internet, entro il 6 aprile 2017. Le relazioni redatte dal Collegio Sindacale e dalla società incaricata della revisione legale dei conti della Società saranno messe integralmente a disposizione del pubblico entro il medesimo termine di pubblicazione della relazione finanziaria annuale.

Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari 2016
La relazione sul governo societario e sugli assetti proprietari sarà messa a disposizione del pubblico nella presente sezione del sito internet entro il 6 aprile 2017.

Orientamento sulla dimensione e sulla composizione del Consiglio di Amministrazione

Relazione sulla remunerazione 2017
La relazione sulla remunerazione sarà messa a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro il 6 aprile 2017.

Documento informativo sul Piano di incentivazione a breve termine 2017 basato su strumenti finanziari, per il personale più rilevante del Patrimonio BancoPosta
Il documento informativo sarà messo a diposizione del pubblico presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet entro il 27 marzo 2017.
Ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e dell’art. 10.1 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea (ossia il 18 aprile 2017). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea.
La comunicazione dell’intermediario deve pervenire a Poste Italiane S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ossia entro il 24 aprile 2017), ferma restando la legittimazione all’intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari.
Delega Ordinaria
Ai sensi degli artt. 135-novies e ss. del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea mediante delega conferita per iscritto ai sensi della normativa vigente. La delega può altresì essere conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Si rammenta che, ai sensi dell'art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, la delega può prevedere la facoltà del delegato di farsi sostituire da un soggetto di propria scelta, ferma in ogni caso la facoltà del rappresentato di indicare uno o più sostituti. Si ricorda altresì che, ai sensi dell'art. 135-decies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, il conferimento di una delega a un rappresentante in conflitto di interessi è consentito purché il rappresentante comunichi per iscritto al socio le circostanze da cui deriva tale conflitto e purché vi siano specifiche istruzioni di voto per ciascuna delibera in relazione alla quale il rappresentante dovrà votare per conto del socio. Spetta al rappresentante l'onere della prova di aver comunicato al socio le circostanze che danno luogo al conflitto d'interessi.

La sostituzione di un rappresentante con un sostituto in conflitto di interessi è consentita solo qualora il sostituto sia stato indicato dal socio. Si applica in tal caso quanto sopra richiamato in materia di conflitto di interessi. Gli obblighi di comunicazione e il relativo onere della prova rimangono in capo al rappresentante.

Per il conferimento della delega può essere utilizzato il modulo di delega , che può essere scaricato in versione stampabile dal presente sito internet.

Si avvisa che, qualora il modulo di delega non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, esso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta, da effettuare telefonicamente al numero n. +39 02 80687219 (attivo nei giorni feriali, in orario di ufficio).

Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione attestante la legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

 

Notifica della delega
Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere alla Società una copia della delega, anche su supporto informatico, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante. La delega, compilata in ogni suo campo, redatta con carattere leggibile e debitamente sottoscritta, può essere fatta pervenire alla Società possibilmente almeno due giorni di mercato aperto prima della data fissata per l'Assemblea; in considerazione del fatto che il suddetto termine di due giorni di mercato aperto giungerebbe a scadenza in un giorno festivo (i.e. il 25 aprile 2017), esso sarà posticipato di un giorno, con scadenza al 26 aprile 2017:
  • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. - Affari Legali e Societari/Affari Societari - Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma - Rif. “Delega di voto” 
  • via fax, al n. +39 06 59585733
  • via posta elettronica certificata, all’indirizzo affari.societari@pec.posteitaliane.it
Ai sensi dell'art. 135-novies, comma 6, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e dell'art. 11.1 dello Statuto Sociale, la delega può essere trasmessa alla Società anche in via elettronica fino all'avvio dei lavori assembleari, utilizzando l'apposita pagina Notifica della Delega in via elettronica del presente sito internet, compilando il documento in pdf in tutti i campi ivi presenti e allegando altresì la delega stessa.

La Società si riserva il diritto di non accettare le deleghe notificate via fax che risultino illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla delega un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

La delega può altresì essere conferita a Società per Amministrazioni Fiduciarie Spafid S.p.A. (“SPAFID S.p.A.”), con sede legale in Milano, via Filodrammatici 10, rappresentante all'uopo designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

La delega conferita al rappresentante designato deve contenere istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte all'ordine del giorno e ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto.

Si rammenta che le azioni per le quali viene conferita la delega al rappresentante designato, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono invece computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere.

Il conferimento della delega al rappresentante designato non comporta alcuna spesa per il socio, fatta eccezione per quelle di eventuale spedizione della delega stessa. A SPAFID S.p.A. non possono essere conferite deleghe se non in qualità di rappresentante designato attraverso le procedure indicate dall'art. 135-undecies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

Si precisa che, ai fini dell'intervento e dell'esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega al rappresentante designato non esime l'avente diritto dall'obbligo di richiedere all'intermediario abilitato la comunicazione alla Società attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, ai sensi dell'art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

La delega può essere conferita al rappresentante designato utilizzando lo specifico modulo disponibile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it)

Modulo di delega al Rappresentante Designato

La delega, completa in ogni suo campo e debitamente sottoscritta, deve essere fatta pervenire in originale al rappresentante designato, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea – in considerazione del fatto che il suddetto termine di due giorni di mercato aperto giungerebbe a scadenza in un giorno festivo (i.e. il 25 aprile 2017), esso sarà posticipato di un giorno, con scadenza al 26 aprile 2017 – al seguente indirizzo:
  • SPAFID S.p.A. (Rif. “Delega Assemblea Poste Italiane S.p.A.”), Foro Buonaparte n. 10, 20121 Milano. Copia della delega, accompagnata da una dichiarazione che ne attesti la conformità con l'originale, può essere eventualmente anticipata al rappresentante designato, sempre entro il 26 aprile 2017, tramite:
  • fax, al n. +39 02 875317 
  • posta elettronica, all'indirizzo assemblee@pec.spafid.it

Entro il medesimo termine, la delega e le istruzioni di voto possono essere revocate con le modalità sopra indicate.

Si avvisa che, qualora il modulo di delega al rappresentante designato non possa essere reso disponibile in forma elettronica per motivi tecnici, lo stesso sarà trasmesso in forma cartacea, gratuitamente, a semplice richiesta del socio, da effettuare telefonicamente al numero +39 02 80687219 (attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 18.00).

Per informazioni attinenti il conferimento della delega al rappresentante designato è possibile contattare SPAFID S.p.A. al numero +39 02 80687219.
Integrazione dell'ordine del giorno e presentazione di nuove proposte di delibera
Ai sensi dell'art. 126-bis del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, possono chiedere, per iscritto, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione, ossia entro il 27 marzo 2017, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in assemblea.

L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

Sono legittimati a presentare richieste di integrazione dell'ordine del giorno ovvero proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione, attestante la titolarità della partecipazione, effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.

Esse possono essere trasmesse alla Società:
  • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. - Affari Legali e Societari/Affari Societari - Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma - Rif. “Integrazione ordine del giorno" e/o "Proposte di deliberazione"
  • via fax, al n. +39 06 59585733
  • via email, all’indirizzo assemblea.integrazioneodg@posteitaliane.it
La Società si riserva il diritto di non accettare le domande di integrazione inviate via fax o a mezzo posta elettronica che risultino illeggibili o trasmesse con file danneggiati o comunque illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento alla domanda di integrazione un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

Si rammenta che, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 4, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, i soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero la presentazione di nuove proposte di delibera su materie già all'ordine del giorno devono predisporre una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione deve essere trasmessa alla Società, con le modalità sopra previste, entro il termine previsto per la presentazione della richiesta di integrazione.

Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno è data notizia nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima della data fissata per l'Assemblea, ovverosia entro il 12 aprile 2017.

Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nonché le suddette relazioni illustrative (accompagnate da eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione), saranno messe a disposizione dalla Società presso la sede sociale e all'interno della presente sezione del sito internet contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.

Ai sensi dell'art. 127-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, coloro ai quali spetta il diritto di voto in assemblea, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea. Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, al più tardi, durante l'Assemblea stessa. La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. Non è dovuta una risposta, neppure in Assemblea, alle domande poste prima della stessa, quando le informazioni richieste siano già disponibili in formato "domanda e risposta" nella presente sezione del sito internet ovvero quando la risposta sia stata già pubblicata in tale sezione. Si considera fornita in Assemblea la risposta in formato cartaceo messa a disposizione di ciascuno degli aventi diritto al voto all'inizio dell'adunanza. Coloro che intendano avvalersi della facoltà di porre domande prima dell'Assemblea devono fare pervenire le proprie domande alla Società entro il terzo giorno precedente l'Assemblea (ovverosia entro il 24 aprile 2017). Essi sono invitati a indicare espressamente il punto all'ordine del giorno cui le singole domande proposte fanno riferimento.

Le domande possono essere trasmesse alla Società:
  • a mezzo posta, al seguente indirizzo: Poste Italiane S.p.A. - Affari Legali e Societari/Affari Societari - Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma - Rif. “Domande Assemblea" 
  • via fax, al n. +39 06 59585733 
  • via email, all’indirizzo assemblea.domande@posteitaliane.it
Per consentire l'identificazione da parte della Società, unitamente alle domande, gli interessati devono indicare: nome e cognome; luogo e data di nascita; codice fiscale; indirizzo e-mail; numero di telefono.

Il capitale sociale di Poste Italiane S.p.A. è attualmente pari a Euro 1.306.110.000,00 ed è suddiviso in n. 1.306.110.000 azioni ordinarie prive dell’indicazione del valore nominale.
Ai sensi di quanto previsto dal Testo Unico della Finanza e dallo statuto sociale, i componenti il Consiglio di Amministrazione saranno eletti mediante voto di lista. In proposito, il Consiglio di Amministrazione in scadenza ha formulato, su proposta del Comitato Nomine, appositi orientamenti sulla dimensione e composizione del Consiglio di prossima nomina, in attuazione di quanto raccomandato dall'art. 1.C.1, lett. h), del Codice di Autodisciplina delle società quotate. Tali orientamenti sono consultabili sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).

Le liste dei candidati alla carica di Amministratore potranno essere presentate dagli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, risultino titolari di almeno l’1% del capitale sociale. Si ricorda che ogni azionista può presentare o concorrere alla presentazione di una sola lista e ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. La predisposizione, il deposito e la pubblicazione delle liste dovranno avvenire secondo le modalità e nei termini previsti o richiamati dall'art. 14 dello statuto sociale, cui si fa pertanto rinvio per quanto appresso non espressamente indicato.

Predisposizione delle liste
Per quanto riguarda la predisposizione delle liste e la composizione del Consiglio di Amministrazione, si segnala in particolare che:
  • i candidati devono essere elencati nelle liste mediante un numero progressivo; 
  • ai sensi dell'art. 147-quinquies del Testo Unico della Finanza, gli amministratori di società con azioni quotate devono possedere i requisiti di onorabilità stabiliti per i sindaci di società con azioni quotate, attualmente disciplinati dall'art. 2 del Decreto del Ministero della Giustizia n. 162 del 30 marzo 2000; 
  • in aggiunta a quanto sopra, i candidati alla carica di amministratore devono altresì possedere i requisiti di onorabilità, ivi inclusa l’inesistenza di cause di ineleggibilità o decadenza, di cui all’art. 14.3 dello statuto sociale, nonché gli ulteriori requisiti indicati dalla normativa, anche regolamentare, vigente, dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane e dallo statuto sociale;
  • ai sensi dall'art. 14.4, settimo comma, dello statuto sociale, ciascuna lista deve includere almeno due candidati in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge (vale a dire i requisiti di indipendenza applicabili ai sindaci di società con azioni quotate), menzionando distintamente tali candidati e indicando uno di essi al primo posto della lista;
  • ai sensi dell'art. 14.4, ottavo comma, dello statuto sociale, le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono inoltre includere almeno un candidato del genere meno rappresentato in uno dei primi due posti della lista medesima;
  • in caso di cessazione anticipata degli Amministratori dalla carica, l'art. 14.5 dello statuto sociale contempla un meccanismo di cooptazione vincolata, in base al quale è previsto, ove possibile, il subentro dei candidati non eletti che risultino inseriti nella medesima lista di appartenenza degli Amministratori cessati;
  • in attuazione di quanto raccomandato dal Codice di Autodisciplina delle società quotate, il Consiglio di Amministrazione ha adottato una policy in merito al numero massimo di incarichi che i relativi componenti possono rivestire negli organi di amministrazione e di controllo di altre società di rilevanti dimensioni, al fine di assicurare agli interessati una disponibilità di tempo idonea a garantire un efficace espletamento del ruolo da essi ricoperto nel Consiglio di Amministrazione di Poste Italiane S.p.A.; il documento contenente tale policy è consultabile sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).
Deposito delle liste
Ai sensi dell'art. 147-ter del Testo Unico della Finanza, le liste, corredate della necessaria documentazione, devono essere depositate a cura degli azionisti entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea; tuttavia, in considerazione del fatto che tale termine giungerebbe a scadenza in un giorno festivo (i.e. il 2 aprile 2017), esso sarà posticipato di un giorno, con scadenza al 3 aprile 2017.

Per il deposito delle liste dovranno essere seguite le seguenti modalità: 
  • mediante consegna a mani della relativa documentazione presso gli uffici della Funzione Affari Legali e Societari/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma, dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 17:00), ovvero 
  • all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it, ovvero 
  • via fax al numero +39 06 59585733; in occasione del deposito delle liste dovranno essere altresì fornite informazioni che consentano l'identificazione di coloro che procedono alla relativa presentazione.
La Società si riserva il diritto di non accettare la documentazione inviata via fax o a mezzo posta elettronica che risulti illeggibile o trasmessa con file danneggiati o comunque illeggibili.

Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento della documentazione per il deposito delle liste un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

La titolarità della quota minima di partecipazione al capitale della Società necessaria per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione, rilasciata da un intermediario autorizzato, può tuttavia essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste e purché entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 6 aprile 2017, che rappresenta il termine ultimo previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società).

Si ricorda che, unitamente alle liste, devono essere depositate presso la Società tanto le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti prescritti per la carica dalla normativa, anche regolamentare, vigente, dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane e dallo statuto sociale, quanto l'ulteriore documentazione indicata dall'art. 144-octies, comma 1, lett. b), della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971.

Si segnala, inoltre, che il Codice di Autodisciplina delle società quotate raccomanda che le liste siano accompagnate dall'indicazione dell'eventuale idoneità dei candidati a qualificarsi come indipendenti ai sensi dell'art. 3 del medesimo Codice.

Si ricorda che con Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009, la Consob ha raccomandato agli Azionisti che presentano una lista di minoranza per la nomina del Consiglio di Amministrazione di depositare, unitamente alla lista, una dichiarazione “che attesti l’assenza dei rapporti di collegamento, anche indiretti, di cui all’articolo 147-ter, comma 3 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e all’articolo 144-quinquies della Deliberazione Consob 14 maggio 1999, n. 11971, con gli azionisti che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, ove individuabili sulla base delle comunicazioni delle partecipazioni rilevanti di cui all’articolo 120 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 o della pubblicazione dei patti parasociali ai sensi dell'articolo 122 del medesimo Decreto”, specificando, ove esistenti, le relazioni significative con detti azionisti di controllo o di maggioranza relativa, nonché le motivazioni per le quali tali relazioni non sono state considerate determinanti per l’esistenza dei citati rapporti di collegamento.

Si segnala a tale riguardo che, in base alle comunicazioni di cui all’articolo 120 del Testo Unico della Finanza e alle risultanze del libro soci, la Società risulta soggetta al controllo di diritto da parte del Ministero dell’Economia e delle Finanze (“Ministero”), che ne detiene (i) direttamente, una partecipazione pari al 29,26% del capitale sociale, e (ii) indirettamente, tramite Cassa depositi e prestiti S.p.A. (a sua volta controllata dal Ministero), una partecipazione pari al 35% del capitale sociale. Il Ministero non esercita peraltro su Poste Italiane alcuna attività di direzione e coordinamento, in quanto la Società adotta le decisioni gestionali in piena autonomia e nel rispetto delle competenze dei propri organi; ciò risulta confermato dall’art. 19, comma 6, del Decreto-Legge n. 78/2009 (convertito con Legge n. 102/2009), che ha chiarito che allo Stato italiano non trova applicazione la disciplina contenuta nel codice civile in materia di direzione e coordinamento di società.

In occasione del deposito delle liste, dovranno essere altresì fornite informazioni che consentano l'identificazione di coloro che procedono alla relativa presentazione.

Pubblicazione delle liste
Le liste sono messe a disposizione del pubblico, a cura della Società, presso la sede sociale e nella presente sezione del sito internet, almeno ventuno giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 6 aprile 2017) corredate: 
  • da un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati;
  • dalla dichiarazione circa l'eventuale possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge (vale a dire i requisiti applicabili ai sindaci di società con azioni quotate);
  • dall'indicazione dell'identità dei soci che hanno presentato le liste e della percentuale di partecipazione al capitale sociale da essi complessivamente detenuta.
Si ricorda infine che, ai sensi dello Statuto Sociale, ai fini del riparto degli Amministratori da eleggere non si terrà conto dei candidati indicati nelle liste che abbiano ottenuto un numero di voti inferiore alla metà della percentuale richiesta per la presentazione delle liste stesse.
Informativa di Poste Italiane S.p.A. agli Azionisti ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)

Si segnala che, ai sensi dell'art. 25.2, decimo comma, dello statuto sociale, per la nomina del sindaco supplente necessario per l’integrazione del Collegio Sindacale in carica – a seguito delle dimissioni rassegnate nel mese di gennaio 2017 dal sindaco supplente Andrea Bonechi, nominato dall’Assemblea del 24 maggio 2016 nell’ambito della lista presentata dai soci di minoranza – l’Assemblea ordinaria è chiamata a deliberare con le maggioranze di legge (senza applicazione del sistema del voto di lista), in modo tale da assicurare una composizione del collegio sindacale conforme alle vigenti disposizioni di legge, regolamentari ed amministrative pertinenti ed in grado di assicurare altresì il rispetto del principio di rappresentanza delle minoranze e della normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi.

Si ricorda altresì che i candidati alla carica di Sindaco devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità previsti, relativamente ai sindaci delle società con azioni quotate, dal Decreto del Ministro della Giustizia n. 162 del 30 marzo 2000, quali integrati dalle disposizioni dell'art. 25.1 dello statuto sociale, nonché degli ulteriori requisiti indicati dalla normativa, anche regolamentare, vigente e dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d’Italia applicabili a Poste Italiane. Per quanto riguarda le situazioni di ineleggibilità e i limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo che possono essere ricoperti da parte dei componenti il Collegio Sindacale, trovano applicazione le disposizioni di legge e di regolamento vigenti.

Gli azionisti che intendano quindi avanzare proposte di nomina per il sindaco supplente sono invitati a presentare le relative candidature accompagnate da:

(i) una dichiarazione dei Soci diversi da quelli che detengono una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi previsti dall'articolo 144-quinquies del Regolamento Emittenti Consob n. 11971/99.

Si segnala a tale riguardo che, in base alle comunicazioni di cui all’articolo 120 del Testo Unico della Finanza e alle risultanze del libro soci, la Società risulta soggetta al controllo di diritto da parte del Ministero dell’Economia e delle Finanze (“Ministero”), che ne detiene (i) direttamente, una partecipazione pari al 29,26% del capitale sociale, e (ii) indirettamente, tramite Cassa depositi e prestiti S.p.A. (a sua volta controllata dal Ministero), una partecipazione pari al 35% del capitale sociale. Il Ministero non esercita peraltro su Poste Italiane alcuna attività di direzione e coordinamento, in quanto la Società adotta le decisioni gestionali in piena autonomia e nel rispetto delle competenze dei propri organi; ciò risulta confermato dall’art. 19, comma 6, del Decreto-Legge n. 78/2009 (convertito con Legge n. 102/2009), che ha chiarito che allo Stato italiano non trova applicazione la disciplina contenuta nel codice civile in materia di direzione e coordinamento di società;

(ii) un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati, nonché una dichiarazione dei medesimi candidati attestante il possesso dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza prescritti dalla normativa, anche regolamentare, vigente e la loro accettazione della candidatura.

Tenuto conto che, ai sensi dell'art. 2400, u.c., del codice civile al momento della nomina e prima dell'accettazione dell'incarico dovranno essere resi noti all'Assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti dai sindaci presso altre società e tenuto altresì conto delle disposizioni previste dall'art. 148-bis del Testo Unico della Finanza, si invita a voler fornire apposita dichiarazione in tal senso nell'ambito dei curricula vitae, con raccomandazione di assicurarne l'aggiornamento fino alla data della riunione assembleare;

(iii) idonea documentazione attestante la qualità di azionista.

Al fine di consentire ai partecipanti all’assemblea un’espressione di voto consapevole sulla base delle informazioni di cui sopra, si invitano gli azionisti che intendano presentare proposte di nomina per il sindaco supplente a depositare le relative candidature, unitamente alla documentazione sopraindicata: 
  • a mani, presso la Funzione Affari Legali e Societari/Affari Societari di Poste Italiane S.p.A. (in Via dei Crociferi n. 23 - 00187 Roma, dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 17:00) - rif. “Nomina di un sindaco supplente”, ovvero
  • via fax al numero +39 06 59585733, ovvero
  • mediante invio all’indirizzo di posta elettronica certificata affari.societari@pec.posteitaliane.it;
possibilmente entro il 3 aprile 2017, in modo da consentire alla Società di mettere tempestivamente a disposizione del pubblico la suddetta documentazione presso la sede legale della Società, presso Borsa Italiana S.p.A. e sul sito internet della Società (www.posteitaliane.it).

La Società si riserva il diritto di non accettare la documentazione inviata via fax o a mezzo posta elettronica che risulti illeggibile o trasmessa con file danneggiati o comunque illeggibili. Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento della documentazione per il deposito delle liste un recapito telefonico, fax o posta elettronica del mittente.

Fermo restando quanto sopra, per procedere alla votazione in merito alle candidature per la carica di sindaco supplente, queste dovranno essere presentate formalmente in sede assembleare – accompagnate dalla documentazione indicata in precedenza – affinché le stesse possano essere sottoposte a votazione secondo le seguenti modalità: 
  • ciascuna candidatura verrà messa in votazione in ordine progressivo, in relazione all’entità del capitale sociale da cui la stessa risulta supportata in occasione della sua presentazione in sede assembleare; 
  • ogni avente diritto al voto potrà votare a favore di non più di una candidatura e l’eventuale voto favorevole espresso per ulteriori candidature non verrà considerato; 
  • la prima candidatura che avrà ottenuto la maggioranza assoluta del capitale sociale rappresentato in Assemblea al momento della votazione sul punto 8 all’ordine del giorno si intenderà approvata; 
  • pertanto, una volta che una candidatura tra quelle presentate in sede assembleare abbia ottenuto la maggioranza assoluta del capitale sociale rappresentato in Assemblea al momento della votazione sul punto 8 all’ordine del giorno, risulterà superfluo l’espletamento di ulteriori votazioni sulle altre candidature presentate.
Per informazioni più dettagliate sulla nomina di un sindaco supplente si rinvia alla relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione su tale argomento all'ordine del giorno, che sarà resa disponibile nei modi e nei tempi previsti dalla normativa vigente.

Secondo quanto previsto dall'art. 125-quater, comma 2, del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, nella presente sezione del sito è possibile consultare il testo integrale del verbale dell'Assemblea degli azionisti di Poste Italiane S.p.A. del 27 aprile 2017 e dei relativi allegati:

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