A corollario del Codice Etico, che definisce i valori, i principi e le regole di comportamento che il Gruppo Poste Italiane intende perseguire, l’Azienda si è dotata di una Politica Integrata di Gruppo, che rispecchia e documenta l’impegno assunto verso tutti i suoi stakeholder, per migliorare le proprie prestazioni e, allo stesso tempo, costruire e sviluppare relazioni di fiducia con gli stessi all’interno di un percorso di generazione e condivisione di valore per l’Azienda nonché per le comunità in cui opera, in un’ottica di continuità e di conciliazione dei relativi interessi.
Il documento è stato approvato la prima volta dal Consiglio di Amministrazione il 7 novembre 2018 ai fini dell’implementazione del Sistema di Gestione Integrato, successivamente aggiornato il 14 ottobre 2021 per l’integrazione del Sistema di Gestione della Compliance e da ultimo approvato il 21 febbraio 2025 al fine di standardizzare ed allineare i contenuti a ciascun certificato conseguito.
Con la definizione di tale documento, Poste Italiane intende garantire l'efficacia e l'efficienza dei processi, delle attività e delle risorse e a tal fine ritiene indispensabili per lo sviluppo delle proprie attività:
- il rispetto delle normative interne ed esterne, volontarie e cogenti relative al Sistema di Gestione della Compliance secondo la norma ISO 37301;
- la qualità dei propri processi e servizi collegati relativa al Sistema di Gestione della Qualità secondo la norma ISO 9001;
- la salute e la sicurezza dei lavoratori relative al Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro secondo la norma ISO 45001;
- le condotte responsabili nei confronti dell’ambiente, relative al Sistema di Gestione ambientale secondo la norma ISO 14001;
- la prevenzione della corruzione relativa al Sistema di Gestione anticorruzione secondo la norma ISO 37001;
- la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati personali relativa al Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni e dei servizi ICT secondo le norme ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018 e ISO 20000-1.
Tale indirizzo è coerente non solo con i valori aziendali fondamentali di Poste Italiane, ma con le linee strategiche di business e con la strategia di sostenibilità del Gruppo, andando ad integrare i principi e le regole dei diversi Sistemi di Gestione citati, per garantire una Governance unitaria degli stessi.
Con specifico riferimento alla prevenzione della corruzione (ISO 37001), la Politica descrive i comportamenti vietati, i principi generali ai quali il Gruppo Poste Italiane si impegna ad adeguarsi nello svolgimento di tutte le proprie attività e i principi specifici di comportamento per attività più sensibili al rischio corruzione; quali rapporti con la Pubblica Amministrazione, rapporti con associazioni e organizzazioni politiche e sindacali, rapporti con fornitori e partner, omaggi, regali o altri vantaggi di qualsiasi natura, nonché pagamenti di facilitazione, erogazioni liberali e sponsorizzazioni, selezione e assunzione del personale, fusioni, acquisizioni e investimenti rilevanti.
Con riferimento alla gestione della Compliance (ISO 37301), la Politica assicura un monitoraggio continuo dell’evoluzione normativa cogente e volontaria applicabile, prevenendo violazioni della stessa e supportando adeguamenti tempestivi dei processi aziendali alle variazioni delle disposizioni applicabili, anche attraverso l’istituzione di adeguati controlli atti a identificare potenziali criticità.
In merito alle tematiche per la qualità (ISO 9001), il Documento assume l’impegno a perseguire rapporti di fiducia con i clienti, mantenendo adeguate le proprie prestazioni ed i servizi offerti, nel rispetto dei tempi definiti.
Con riguardo alla prevenzione dei rischi lavorativi (ISO 45001), la Politica garantisce condizioni di lavoro sicure, divulgando in Azienda una cultura della sicurezza che passi per una attenzione continua all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione previste.
In riferimento alla tutela dell’ambiente (ISO 14001), il Documento sancisce l’impegno alla gestione e prevenzione dei rischi ambientali attraverso una puntuale pianificazione delle attività, minimizzandone consumi energetici ed idrici, nonché riducendo la produzione dei rifiuti.
Con riguardo alla sicurezza delle informazioni e dei sistemi ICT (ISO 27001 e ISO 20000-1) la Politica garantisce il contenimento, entro limiti ritenuti accettabili, del rischio di compromissioni della riservatezza, dell’integrità e della disponibilità delle informazioni, anche attraverso lo sviluppo di una infrastruttura tecnologica di supporto che ne garantisca nel tempo la conformità agli standard di riferimento.
La Politica si applica a Poste Italiane S.p.A. e alle società controllate che la recepiscono facendone un riferimento per l’attuazione di loro principi generali e temi specifici.
Sistema di segnalazione delle violazioni
Inoltre, Poste Italiane si è dotata di un sistema di segnalazione e di un Comitato Etico con il compito di gestire le segnalazioni e le violazioni. A tal proposito, il Gruppo ha introdotto la “Linea Guida-Sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing)”, documento volto a disciplinare il processo attraverso il quale possono essere effettuate delle segnalazioni da parte del personale e di soggetti terzi, con riferimento ad atti o fatti riferibili a violazioni di norme, interne e/o esterne, nonché di comportamenti illeciti o fraudolenti che possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale o di immagine per l’Azienda.
Il Gruppo ha messo a disposizione dei destinatari della Linea Guida un Portale di riferimento, la cui gestione è affidata al Comitato Whistleblowing, che assolve, inoltre, alle funzioni di Comitato Etico e risulta incaricato di ricevere, esaminare e valutare le comunicazioni pervenute. Il Comitato Whistleblowing prevede l’attribuzione del ruolo di Presidente ad un professionista esterno dotato di elevati requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza e la presenza permanente della struttura Risk e Compliance di Gruppo/Presidio 231, al fine di garantire una costante valutazione della rilevanza delle segnalazioni pervenute.
Poste Italiane e la Guardia di Finanza
La storica collaborazione con la Guardia di Finanza e il protocollo siglato mettono a disposizione strumenti ancora più efficaci e aggiornati per contrastare ogni abuso e offrire un contributo concreto allo sviluppo del Paese. Il Protocollo d’Intesa con la Guardia di Finanza consolida il radicamento delle norme e delle regole aziendali nei processi, attraverso la diffusione sempre più capillare dei principi di legalità e trasparenza nel mercato e la prevenzione degli illeciti finanziari.
In particolare, nell’ambito del Protocollo, gli obiettivi condivisi sono la lotta all’evasione, all’elusione e alle frodi fiscali, agli illeciti in materia di spesa pubblica, alla criminalità economica e finanziaria, al riciclaggio, alla falsificazione e alle frodi concernenti i sistemi di pagamento.
Il Protocollo stabilisce inoltre che Poste Italiane coadiuvi l’opera di prevenzione e contrasto condividendo con la Guardia di Finanza il proprio patrimonio informativo contro gli illeciti nei settori d’interesse istituzionale compiuti anche sfruttando i mezzi tecnologici e informatici. In base all’accordo, Poste Italiane mette a disposizione della Guardia di Finanza i dati presenti nel sistema “Identity Check”, utili alle investigazioni per prevenire e reprimere le frodi e ogni altro illecito di natura economico-finanziaria.
Il Protocollo stabilisce, infine, incontri periodici per verificare l’avanzamento della collaborazione e condividere informazioni su nuovi scenari di frode e le iniziative da mettere in campo.