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Green Strategy Qualità dei prodotti e dei servizi per una corretta gestione degli impatti ambientali generati dalle nostre attività

Poste Italiane ritiene necessario e fondamentale monitorare i propri impatti ambientali al fine di aumentare la consapevolezza sui temi di sostenibilità ambientale, definendo al contempo in via sistematica piani di azione settoriale. Qualità dei prodotti e servizi significa, infatti, anche perseguire un approccio teso alla corretta gestione degli impatti ambientali generati dalle proprie attività, in conformità non solo alle leggi e ai regolamenti applicabili, ma anche agli obiettivi internazionali ed italiani in materia di sviluppo sostenibile.

Al fine di aumentare la consapevolezza dell’impatto che le azioni quotidiane hanno sull’ambiente di tutti coloro che operano stabilmente o temporaneamente nelle società del Gruppo, già diversi anni fa Poste Italiane ha realizzato la “Carta dei valori ambientali”. Ad un’unica funzione centrale è attribuita la responsabilità di garantire l’ottemperanza alle disposizioni normative vigenti sull’uso dell’energia, il monitoraggio e la misurazione dei consumi, l’individuazione delle fonti di risparmio e la definizione di progetti di efficientamento. A dimostrazione dell’impegno verso la protezione e salvaguardia dell’ambiente ed in ottica di un miglioramento continuo, l’Azienda ha, inoltre, concentrato i propri sforzi sull’implementazione di una Green Strategy che renda il Gruppo sempre più efficiente e a minor impatto ambientale in tutti i business in cui opera.


La Green Strategy di Poste Italiane

La Green Strategy di Poste Italiane è ispirata alla definizione di Green Economy adottata dalle Nazioni Unite nel 2008, vale a dire “una economia in grado di aumentare il benessere e l’equità sociale, riducendo in modo significativo i rischi ambientali e il depauperamento degli ecosistemi”; in altri termini, “un’economia a basse emissioni di carbonio, efficiente nell’uso delle risorse e socialmente inclusiva” (UNEP, United Nations Environment Programme - Programma delle Nazioni Unite per l’ambiente). “Green”, quindi, non è solo sinonimo di ambiente, ma abbraccia un campo più ampio, caratterizzato dalla consapevolezza dello stretto rapporto tra ambiente e società e richiede un approccio integrato che consideri le interrelazioni tra queste due dimensioni.

A partire da questa prospettiva, sono stati individuati due obiettivi strategici generali che guidano tutta l’attività della Green Strategy di Poste Italiane: la tutela dell’ambiente, a cominciare dal clima, e la promozione dell’inclusione sociale. Questi due obiettivi sono stati declinati non solo in termini di governo dell’organizzazione di Poste Italiane, ma anche di mission più ampia che Poste Italiane intende perseguire e che si concretizza nell'ambizione di porsi come soggetto attivo di un processo di profonda innovazione del sistema Paese.



Dematerializzazione: l’era della digitalizzazione

All’interno della Green Strategy è stato declinato ilprocesso di digitalizzazione avviato da Poste Italiane,con la consapevolezza che lo strumento dell’innovazionedigitale presenta potenzialmente un importante “doppiodividendo”, e cioè può contribuire a ridurre le pressionisull’ambiente attraverso la dematerializzazione.Quest'ultima non è solo sostituzione di documenticartacei con analoghi digitali, ma innovazione di sistemache porta ad esempio a razionalizzare la logistica,riducendo gli spostamenti di oggetti e persone. La stessacostituisce, inoltre, un importante motore dell’inclusionesociale perché estende le modalità di accesso a servizi,informazioni e prodotti.In particolare, nel corso del 2017, sono stati implementati diversi interventi in ottica di dematerializzazione, volti a realizzareprocessi completi di lavorazione in modalità elettronica. Tali operazioni consentono, infatti, di eliminare la stampa ela conservazione cartacea degli atti di ufficio e di notificare al Cliente la propria copia contrattuale tramite email, attraversol’introduzione di originali elettronici sottoscritti con firma elettronica e conservati a norma.Sono stati individuati due ambiti prioritari all’interno dei quali inserire progetti e attività.

Da un lato, sono state analizzatequelle attività, e i relativi effetti, che agiscono su “Processi e Procedure”, interessando i sistemi di gestione e i rapporticon dipendenti e fornitori. Dall’altro lato, sono state incluse quelle attività di innovazione digitale che riguardano direttamentei “Prodotti e Servizi” offerti da Poste Italiane ai propri clienti. Le prime, quindi, generano un vantaggio internoall’organizzazione, in termini di migliore efficienza dei processi, riduzione dei costi e dei tempi e maggiore sicurezza. Leseconde, invece, offrono ai clienti prodotti sempre più innovativi, capaci di garantire performance di livello elevato e/o dimigliorare la qualità stessa della vita degli utenti.
 

Il processo di digitalizzazione al servizio di clienti interni ed esterni

CONTRATTI E TRANSAZIONI

Nel 2017 sono state ampliate le modalità di dematerializzazione a nuovicontratti e transazioni quali: full acquiring Poste Vita, nuovo conto consumer,polizza danni, trasformazione Libretto cartaceo in dematerializzato, Cessionedel quinto pensionati, Bollo ACI.In particolare, le modalità di dematerializzazione sono state estese ad unnumero crescente di contratti: il totale dei contratti dematerializzati sottoscrittinegli Uffici Postali dotati di piattaforma GECT (Gestione Elettronica di Contrattie Transazioni) è stato pari ad oltre 7 milioni, registrando un significativoincremento rispetto al 2016 (+107%).Anche le transazioni sono state caratterizzate dal processo di dematerializzazionee nel 2017, negli Uffici Postali dotati di piattaforma GECT, sono state eseguitecirca 26,3 milioni di transazioni e 4,4 milioni di operazioniconsistenti in versamenti con distinta digitale.


LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA ALLAGESTIONE DEL PERSONALE

La dematerializzazione ha interessato anche alcuniprocessi di amministrazione del personale (richiestedi assegno per nucleo familiare e di detrazioni fiscali,autorizzazioni/consuntivazione delle trasferte, comunicazionidi variazioni anagrafica).Inoltre, a partire dal 2010 è in atto la sostituzione dei supporti tradizionali alla documentazione amministrativa per ciòche attiene le procedure relative al personale (fascicolo del dipendente) in favore del documento informatico. Il fascicoloelettronico del dipendente viene gestito secondo due modalità: una full digital, nella quale il fascicolo viene generatoe acquisito sin dall’inizio in formato digitale, eliminando il consumo di carta; una ibrida, nella quale si procede alla digitalizzazionedella documentazione cartacea esistente, evitando la generazione di nuove stampe, a cui si associano grandivantaggi in termini di sicurezza, praticità di gestione, accessibilità.Inoltre, degni di nota sono anche i due progetti di dematerializzazione,avviati nel 2017, che prevedono l’adeguamento alformato elettronico dei ticket restaurant e del sistema di timbraturerelativo al processo autorizzativo di permessi e schedepresenze.Infine, sono stati digitalizzati alcuni processi di amministrazionedel personale che non prevedono più stampa e gestione del cartaceo:
 
  • richieste di assegno per nucleo familiare
  • richieste di detrazioni fiscali;
  • autorizzazioni/consuntivazione delle trasferte;
  • comunicazioni di variazione anagrafica.
 

LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL PROCESSO DI ACQUISTO E AI FORNITORI

Per la gestione dell’Albo fornitori è stata implementata una piattaforma digitale, utilizzata per la gestione online dellegare, in generale, per tutte le attività di e-Procurement disciplinate dalla normativa vigente. Inoltre, anche il fascicolodel fornitore, analogamente al fascicolo del dipendente, è stato digitalizzato secondo due modalità – full digital e ibrida– citate precedentemente.Come detto, il processo di trasformazione digitale ha focalizzato l’attenzione anche sul Cliente, innovando e ristrutturandol’offerta di servizi al fine di rispondere in maniera sempre più completa alle sue esigenze (per maggiori informazioni sirimanda al paragrafo 4.2 “Digital Transformation” del presente documento).Nell’ottica di semplificazione e velocizzazione dei processi aziendali, è stato realizzato anche il progetto di “Dematerializzazionedelle Richieste di Acquisto (RDA)”. Tale progetto consiste nell’implementazione di un flusso di approvazionedelle RDA supportato interamente dai sistemi informatici, con il contestuale superamento dei flussi documentalicartacei. Partito sperimentalmente nel 2017, verrà esteso progressivamente a tutto il territorio nazionale.


INIZIATIVE SPECIFICHE DELLE SOCIETÀ DEL GRUPPO

Anche le società del Gruppo hanno deciso di intraprendere iniziative specifiche dedicate alla dematerializzazione.Tra queste, Poste Vita e Poste Assicura hanno già avviato da tempo un processo di dematerializzazione per la gestionedi tutte le polizze e della documentazione cartacea della corrispondenza in entrata e uscita: la maggior parte dei documentiaziendali (per esempio contratti, fatture, ecc.) vengono archiviati e utilizzati dalle funzioni in forma “digitalizzata” favorendola rapidità di accesso alle informazioni e nel contempo la riduzione di uso di carta. Le stesse Società hanno favorito l’usorazionale di carta da parte delle stampanti e delle fotocopiatrici prevedendo un sistema di accredito dell’utilizzatore tramitepassword, che ha incentivato l’impiego delle scansioni rispetto alla produzione di fotocopie, e implementando un sistemadi monitoraggio delle stampanti da remoto al fine di verificare, in tempo reale, la numerica di stampe realizzate.

BancoPosta Fondi SGR ha avviato dal 2013 un progetto che ha coinvolto la struttura amministrativa, consentendola digitalizzazione del protocollo aziendale e la creazione di scrivanie virtuali. Inoltre, al fine di incrementare la consapevolezzasull’uso della carta, sono state fornite al personale della Società specifiche istruzioni concernenti le modalità diapprovvigionamento della risorsa.Infine, è importante citare un’iniziativa di Postel in cui l’ammodernamento tecnologico implica anche sostenibilitàambientale. La Società, che utilizza 10 mila tonnellate di carta per servire circa 4 mila imprese prevalentemente attive neisettori banking e utility, ha provveduto infatti a rinnovare i macchinari per la stampa e per l’imbustamento, acquistandoattrezzature moderne, veloci e dotate di sistemi di controllo automatici che hanno permesso di limitare i consumi e gliscarti di produzione. Per favorire ulteriormente un minor consumo di materie prime e ridurre l’impatto ambientale, Postelha anche introdotto carte a grammatura leggera (60-70 g/m2) e sostituito il Polivinilclorulo (PVC) della finestrella trasparentedelle buste con materiali biologici biodegradabili.
 

L’impatto sui consumi di carta

Il passaggio all’utilizzo del fascicolo elettronico del dipendente full digital ha permesso di creare 128.000 cartelle digitali. Ipotizzando che in media ciascuna cartella venga consultata due volte l’anno e che la sezione consultata sia di almeno due pagine, si stima un risparmio su base annua di 512.000 fogli, paria 2,5 tonnellate di carta. Per quanto riguarda la digitalizzazione dei processi di amministrazione del personale si stima un saving di carta di 1.700.000 fogli1, pari su base annua a 8,5 tonnellate di carta.
 

1 Il numero è calcolato nel seguente modo:
• assegni familiari; 19.300 richieste su base annua per 6 fogli ciascuna;
• detrazioni fiscali; 130.000 detrazioni annue per 1 foglio ciascuna;
• autorizzazione delle trasferte; 1.390.093 autorizzazioni annue per 1 foglio ciascuna;
• variazioni anagrafiche; 65.000 fogli utilizzati in un anno.

© Poste Italiane 2018 - Partita iva: 01114601006

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